Fakturering för nya företagare: grunderna du behöver kunna

Vad en faktura ska innehålla

Mervärdesskattelagen anger vilka uppgifter en faktura ska innehålla. En fullständig faktura innehåller bland annat:

• Fakturadatum och ett unikt löpnummer.
• Ditt företagsnamn, adress och momsregistreringsnummer.
• Kundens namn och adress.
• Beskrivning av vad som sålts, mängd och datum för leveransen.
• Pris exklusive moms, momssats och momsbelopp.
• Betalningsvillkor och förfallodatum.

Har företaget F-skatt bör du ange det på fakturan, så att kunden vet att den inte behöver göra skatteavdrag. Kontrollera alltid aktuella krav hos Skatteverket, eftersom regler kan ändras. Vissa mindre belopp får faktureras med en förenklad faktura.

Momssatser att hålla koll på

I Sverige finns tre momssatser: 25 procent (de flesta varor och tjänster), 12 procent (bland annat livsmedel och hotell) och 6 procent (bland annat böcker, persontransporter och vissa kulturtjänster). Säljer du till företag i andra EU-länder kan omvänd skattskyldighet gälla, och då ska det framgå på fakturan. Räkna snabbt med vår momsräknare.

Få betalt i tid

• Tydliga villkor – ange förfallodatum och betalningssätt. 30 dagar är vanligt mellan företag, men kortare villkor är tillåtna om ni är överens.
• Skicka direkt – ju snabbare fakturan skickas, desto snabbare kommer pengarna.
• Automatiska påminnelser – låt programmet påminna kunden i stället för att du gör det manuellt.
• Dröjsmålsränta – enligt räntelagen får du ta ut dröjsmålsränta motsvarande referensräntan plus åtta procentenheter om inget annat avtalats.

Betalar kunden ändå inte kan du ansöka om betalningsföreläggande hos Kronofogden, som också har information om påminnelseavgifter och inkasso.

E-faktura och Peppol

Allt fler företag och alla offentliga myndigheter tar emot e-fakturor via Peppol. Säljer du till offentlig sektor är det redan ett krav. Läs mer hos DIGG. Kontrollera att ditt faktureringsprogram kan skicka Peppol-fakturor om det är aktuellt för dig.

När lönar sig ett faktureringsprogram?

Redan efter några fakturor i månaden sparar ett program tid: mallar, kundregister, automatisk numrering och koppling till bokföringen minskar risken för fel. Fristående program som Zervant passar den som bara behöver fakturera, medan Fortnox och Bokio samlar fakturering och bokföring. Läs vår guide om hur du väljer bokföringsprogram om du vill ha båda delarna i samma system.

Vanliga fel att undvika

• Att hoppa över löpnummer eller använda samma nummer två gånger.
• Att glömma kundens momsregistreringsnummer vid försäljning till andra EU-länder.
• Att makulera en skickad faktura i stället för att skicka en kreditfaktura.

Jämför testade faktureringsprogram och läs om Skatteverkets ändringar för småföretagare 2027.